[경영] 직무분석의 과정(방법), 활용 총정리

직무란 각 단체, 조직에서 조직원 개인이 수행하는 일의 범위를 의미하고 이를 자세하게 연구해 업무내용-다른 직무간의 관계 / 직무수행을 위한 역량과 기준 등을 정리하는 과정을 직무분석이라고 한다. 이러한 직무분석은 그 과정에 걸쳐 모집, 채용, 평가, 보상, 이직관리까지 인사제도 전반을 설계하는 기반을 제공하므로 탄탄한 조직과 경영을 위해서는 반드시 필요한 기초 작업이라고 할 수 있다. 

1. 직무분석 과정(방법) 종류

직무분석을 위한 정보를 수집하는 방법은 관찰, 면접, 설문지, 중요사건법 등의 다양한 방법론이 존재한다. 대표적으로는 관찰법, 면접법, 설문지법, 중요사건법이 있다. 

(1) 관찰법

관찰법은 근로자의 직무활동을 횡단적(여러표본을 대상으로) 혹은 종단적(일정 기간 동안 꾸준히) 관찰하는 방식이다. 일반적인 직장, 직무에 관련한 공적인 정보외에도 근로자의 비공식적 행동, 조직 내 관계 등 광범위한 범주의 정보를 파악할 수 있어 유용한 방법이다. 하지만, 단점으로는 관찰자의 편견이나 판단 개입 우려가 있다. 

 

(2) 면접법

면접법은 직무를 수행하는 근로자와 직접 대화(면접)을 통해 정보를 수집하는 방식으로 관찰법과 마찬가지로 광범위하게 활용된다. 장점으로는, 면접자가 필요한 정보를 선별적으로 수집하거나 중간에 발생하는 문제를 효율적으로 해결할 수 있다는 점이 꼽히며, 단점으로는 관찰법과 마찬가지로 면접자의 편견, 판단이 개입될 우려가 있다는 점과 더불어 피면접자의 익명성 보장이 100% 어려워 참여를 꺼린다는 점이 존재한다. 

(3) 설문지법

설문지법은 정해진 질문지를 배부한뒤 수집하는 방식으로 <시간과 비용>을 절약할 수 있다는 점에서 가장 많이 쓰이는 방법이다. 많은 표본과 일관된 정보 형태를 기대해볼 수 있다. 하지만, 응답자 개인의 다양성와 특이성을 녹여내기 어렵고. 작성과정에서 발생하는 문제에 대해 유연하게 대응하기 어렵기에 큰 단점으로 손꼽히기도 한다.

 

(4) 중요사건법

중요사건법은 말그대로 모든 직무상의 문제점이나 대표적인 행위가 아닌 직무 담당자의 효과적 혹은 비효과적인 행위들만 모아 기록하는 방법이다. 직무성과에 영향을 미치는 중요 요소들을 파악할 수 있지만. 정보의 양은 적고, 일반적인 직무 행동들은 간과하게 되는 치명적인 단점이 있다. 

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2. 직무분석 결과 활용

다양한 직무분석의 도구들을 이용해, 기업 내에 필요한 직무들에 대한 정보를 모았다면, 표준화된 양식으로 정리하는 과정이 필요할 것이다. 대표적인 직무분석 결과 양식으로는 직무기술서와 직무명세서가 있다. 이 두 가지를 기반으로 직무가 가지는 상대적 가치를 평가하는 직무평가 과정이 기업 내에서는 반드시 필요하다. 

 

(1) 직무기술서

직무기술서는 해당 직무수행을 위해 필요한 작업자의 행위들을 자세하게 기술한 문서다. 즉, 작업자가 6하원칙에 따라 자세하게 기술한 문서이다. 표준화된 메뉴얼이라고 생각하면 이해가 빠르다. 기업 내에서 어떤 포지션, 어떤 직무가 어떤 일을 하는지 명확히 이해하고. 기존 인원이 나가고 새로운 인원이 들어왔을때 정확하게 메뉴얼대로 설명할 수 있다. 신입사원 교육이나, 성과 평가를 위한 기준을 제시하기 위한 수단으로도 활용된다.  

(2) 직무명세서

직무명세서는 직무기술서 보다 더 심화된 서류라고 볼 수 있다. 직무기술서가 객관적이고 표준화된 문서라면 직무명세서는 인구통계학적 요소부터 성공적인 직무수행을 위한 지식, 기술, 능력 등 직원의 역량과 능력 등에 대해 상세히 기술한 문서이다. 때문에 주관적이고 추상적인 평가가 들어갈 수 밖에 없고, 신뢰성이나 타당도를 주의해야한다. 직무 명세서는 새로운 인원의 모집 및 선발 계획을 수립하거나 성과평가 기준을 설계할 수 있다. 

 

(3) 직무평가

마지막, 직무평가는 직무기술서와 직무명세서를 바탕으로 '상대적 가치'를 평가하는 것으로 마무리된다. 직무평가를 통해 1) 중요도에 따른 직급 체계를 구성하고 2)성과급 등의 임금쳬계를 설계하여 조직원들과 조직의 동기부여 및 성공을 돕는다. 직무평가는 양적인 방법과, 질적인 방법 모두 가능한데. 양적인 방법의 대표적인 예시로는 점수법, 요소 비교법이 있고 질적인 방법의 대표적인 예시로는 서열법, 분류법 등이 있다.